ノーコード情報満載!

  1. ノーコード
  2. 20 view

ActionDeskの使い方を詳しく解説!効率化の参考情報も紹介

定型業務の自動化により、社内業務の負担が大きく軽減されます。それを実現するのが、「ActionDesk」をはじめとするワークフロー自動化ツールです。ActionDeskを導入し、社内で使っているスプレッドシートをより便利に、なおかつ快適なツールに進化させましょう。今回は、ActionDeskの特徴や使い方、導入メリットや活用事例について解説します。

ActionDeskとは?特徴や使い方は?

ActionDeskのトップページ
画像:www.actiondesk.io

ActionDeskとは、Googleの表計算ソフトである「 Googleスプレッドシート (以下、スプレッドシート)」を外部サービスと連携させるワークフロー自動化ツールです。

スプレッドシートは複数アカウントで編集・管理できる大変便利なノーコードツールで、今日ではビジネスシーンを筆頭に、あらゆる現場で使われています。一方、スプレッドシートには、2つの大きな弱点がありました。

便利なのに不便?スプレッドシートの意外な弱点

スプレッドシートには、データのインポート機能と自動更新機能が備わっていません。つまり、外部ソースとの連携は、最初からできない仕様です。これがビジネスシーンにおいてどれだけ不便なのか、実際に運用している方ならば、わかるのではないでしょうか。

たとえば、SFA(営業支援システム)に蓄積された案件情報を、スプレッドシートにまとめるとします。ActionDeskを使わない場合、 データベース から案件情報を確認し、一つひとつ転記するのが一般的です。スプレッドシートにインポート機能が備わっていない以上、手作業によるデータ入力は避けられません。

さらに転記した案件情報は、ときとして更新に迫られます。途中で履行期限日・契約金額・担当者などが変わった場合、再度スプレッドシートの情報を手動更新しなければなりません。こうした定型業務を自動化し、ユーザーの業務効率改善を図るのがワークフロー自動化ツールの役目です。

ActionDeskの特徴と導入メリット

ActionDeskは、スプレッドシートと取得・管理をしたいデータがあるサードパーティー製ツールを連携させ、定型業務を自動化するノーコードツールです。通常のスプレッドシートでは弱点とされる、データインポート機能や自動更新機能を備えています。

特にデータの自動更新機能が便利です。ActionDeskは外部ソースとリアルタイムで連動するため、シート上には常に最新情報が表示されます。ActionDeskを導入するだけで、スプレッドシートのデータをその都度更新する手間から解放されます。

ActionDeskと他ツールとの違い|使い方に違いはある?

ActionDeskとたびたび混合されるのが、「BIツール(Business Intelligence)」です。BIツールとは、外部ソースを取り込んで集計・分析し、意思決定などに活用するITツールのこと。ActionDeskと同じくデータインポート機能を備えるほか、データから表・グラフを作成できます。データ管理と集計、分析においては、双方ともに優秀なツールです。

ただし、BIツールは導入コストが比較的高く、専用 UI での操作に慣れが必要です。結果、実際の現場において、BIツールを運用できる人材が限られます。その点、ActionDeskは月額15ドル(2021年6月現在)から導入でき、BIツールに比べ、扱いも簡単です。

これはActionDeskが、スプレッドシートやエクセルなどの表計算ソフトをベースにしているためです。扱い慣れたUIだからこそ、誰もが迷うことなくデータを利活用できます。ActionDeskとBIツールの主要機能と目的に、大きな違いはありません。しかし、導入・運用コストやUIの操作感、データ活用の幅に違いがあります。ケースバイケースで、最適なツールを導入することが大切です。

ActionDeskの主要機能とは?スプレッドシートに新しい使い方をプラス

ActionDeskは、上記を踏まえた4つの主要機能を備えています。

  • 外部ソースのインポート機能
  • データの自動更新機能
  • ライブデータを用いた表・グラフ作成
  • カスタム可能なフィルタリング機能

基本機能は、スプレッドシートやエクセルとほとんど変わりません。肝要なのは、外部ソースを取り込み、インポートデータの自動更新を可能にすることです。これにより、ライブデータを用いた表・グラフの作成、カスタマイズ・フィルタリングによる柔軟なデータ検索を実現。スプレッドシートをより便利に、快適に機能拡張するのが、ActionDeskの本質です。

ActionDeskの主な使い方と活用事例

まずは元となるスプレッドシートを用意しましょう。スプレッドシートは ゼロベース で作成するか、「My SQL」などの外部ソースからデータをインポートします。テンプレートが豊富なので、必要に応じて活用しましょう。

基本的な操作感は、スプレッドシートおよびエクセルと変わりません。日常的に業務で使っている方ならば、迷うことなく扱えるでしょう。

続いて、先ほど用意したスプレッドシートをアプリケーションと連携します。スプレッドシートを開き、データを反映させたいセルとアプリケーションを選択。これで連携完了です。一度連携させれば、そのセルにはリアルタイムで最新情報が表示されます。

ActionDeskの活用事例

サブスクリプション型決済システムを手がける「Stripe」では、ActionDeskを使ってリード(見込み客)情報を管理しています。

同社はActionDeskにより、無料トライアルの期限切れが近いリード情報を データベース から抽出・整理し、一覧表示が可能。絞り込んだリードに対し、お得なクーポンや会員限定サービスなどを訴求した上で、有料プランへの移行を促します。こうした“One to One”な施策が有料プランの契約に繋がり、リードを顧客へと引き上げます。

まとめ

ActionDeskは定型業務の自動化を主としますが、本質はスプレッドシートの機能拡張ツールです。導入すればスプレッドシートを用いた定型業務を自動化でき、従業員一人ひとりの業務効率化に繋がるでしょう。こうしたノーコードツールは多岐にわたりますので、詳しく知りたい方は当サイトの別記事をご覧ください。

ノーコードの最近記事

  1. Autifyの概要からテスト自動化への導入事例までを徹底解説

  2. Platioはノーコードで作成できる便利な業務アプリ!機能や特徴を解説

  3. UNIFINITYで業務効率アップ!使い方とメリットやデメリット

  4. WebアプリとWebシステムの開発に役立つ!FastAPPの概要

  5. STORESの使い方を解説!初心者でも分かる基本や応用のまとめ

関連記事

PAGE TOP