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Notionの便利な使い方!基本から応用までポイントを紹介

海外を中心に、日本でも着実に広まりつつある「Notion」。しかし、Notionについて単なるメモアプリと勘違いしている方も少なくありません。今回は、Notionの基本的な知識や使い方をご紹介し、最後には応用テクニックも解説します。Notionを利用すれば、メモやタスク管理、ファイル管理、カレンダーなど、様々なツールを一元化できます。

Notionは何に役立つアプリなのか

Notionのトップページ
画像:www.notion.so

Notionをひと言で説明すると、「何でもできる万能なノーコードツール」と言えるでしょう。メモとして利用できるドキュメントや、タスク管理、カレンダー、ファイル管理など、仕事やプライベートで必要な情報を一元管理できるのが特徴です。

上記のような情報について、現在は専用のアプリをインストールしている方がほとんどでしょう。メモは「Evernote」、タスク管理は「Trello」、ファイル管理は「Dropbox」、カレンダーは「Googleカレンダー」などが代表的です。しかし、Notionを利用すれば、すべてのアプリを集約できます。複数のアプリを立ち上げた結果、パソコンが重くなるなどの心配もありません。

Notionが多くのファンを獲得している背景

Notionは海外で リリース されたサービスで、日本でも順調にシェアを伸ばしています。以下は、その理由について3つご紹介します。

情報を簡単に集約できる

Notionを利用すれば、日常で必要となる情報を簡単に集約できます。予定を管理するためにカレンダーを貼り付けたり、ToDo管理でツリー形式のリストを作成したりなど、自分がイメージする形で情報の管理が可能です。

無料プランでも機能の制限がない

Notionには、Personalプラン(無料プラン)以外に、Personal Proプラン、Teamプラン、Enterpriseプランが用意されています。無料プランであっても基本的な機能に制限はないため、個人で利用する場合は無料プランで十分です。端末制限もないので、スマホ・タブレット・パソコンそれぞれから接続することができます。

ただし、無料プランは「ゲスト利用が5人まで」「アップロードできるファイルの容量は5MBまで」という制限があり、企業で利用する場合や使い方によっては有料プランの契約が必要です。

同期スピードが早い

Notionは、同期のスピードが早いのも魅力です。Notionで入力した内容はすぐに同期されるため、タイムラグなく別の端末でも確認できます。

Notionの代表的な機能

Notionには様々な機能があり、それらを組み合わせて使用します。以下は、Notionの代表的な機能を3つご紹介します。

Wiki機能

Wiki機能とは、作成したコンテンツを複数のユーザーで共有・編集ができる機能です。Notion内で権限を付与されたユーザーは、情報の追加や削除などができます。企業で利用する場合には、必ず利用する機能です。

ドキュメント機能

ドキュメント機能とは、Notion上でドキュメントを作成・管理できる機能です。Notionで作成したドキュメントは、すべてクラウド上で管理されるため、端末を買い替えても常に最新の状態で共有されます。

データベース機能

データベース 機能とは、Notion内に蓄積した情報を、様々な方法で簡単に検索・閲覧できる機能です。たとえば、Notionで読書リストを作成する場合、データベース機能を活用すると、「評価」「読了日」「金額」などのプロパティを設定し、すぐに情報を整理できるようになります。

Notionの入門的な使用方法

ここからは、Notionの入門的な使用方法をご紹介します。ナビゲーションが英語でよくわからない、という方もぜひ参考にしてください。

新規ページを作成する

Notionのユーザー登録が完了したら、サイドバーの「+Add a page」を選択して、新規ページを作成しましょう。すると、右側の画面に白紙のドキュメントが表示されます。

セクションに情報を入力する

ページを作成したら、セクションに必要な情報を入力します。「Untitled」部分には、サイドバーに表示しておくタイトルを記載します。タイトル下はフリースペースとなっているため、メモ帳のように自由に書いたり、テンプレートを使ってデザインしたりすることが可能です。

Notionで情報を扱う応用テクニック

Notionを使いこなすには、前述の「 データベース 機能」を理解することが大切です。データベース機能は、情報の集まりから必要な情報を取り出しやすくするための機能で、「ビュー」と「プロパティ」の2つに分かれます。

ビューとは、情報の「見せ方」のことです。セクション下部に記載されていた「Table」「Board」「List」「Calendar」「Gallery」「Timeline」がビューにあたります。情報入力時にビューを選ぶと、自動的に表やリストなどが作成されます。

プロパティとは、情報を集約・検索する際に役立つ「タグ」のようなものです。To Doリストを作成した場合、「日付」や「評価」などのプロパティを設定しておくことで、タスクを納期ごとにソートしたり、評価順に並び替えたりできます。プロパティは、入力した情報を「Open as page」で開くと追加できます。

まとめ

Notionは、シンプルな UI でありながら、日記やTo Doリスト、コンテンツ管理など、様々な情報を管理できるアプリです。データーベース機能を利用する場合も、プログラミングに関する知識などが必要ないため、企業でも安心して利用できます。無料版もあるので、ぜひ一度お試しください。

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