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Web連携ツール「Zapier」の使い方と具体的な連携例をわかりやすく解説

従業員の業務効率改善を図る上で、ITツールの活用が欠かせません。たとえば、アメリカ発のWeb連携ツールである「Zapier(ザピエル)」。様々なSaaS(Software as a Service)を組み合わせ、定型業務の自動化を容易に実現します。

今回は、Zapierの特徴や使い方、具体的な連携例をご紹介します。Zapierの仕組みや覚えるべき概念についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

Zapierとは?主な使い方と連携例

Zapierのトップページ
画像:zapier.com

Zapierは、アメリカで開発されたノーコードのWeb連携ツールです。IPaaS(Integration Platform as a Service)の一種であり、3000を超えるSaaSを自由に連携可能。非エンジニアでもワークフローを作成でき、日々発生する業務を自動化できます。

簡単なタスクも、数が増えれば負担になるもの。Zapierは、以下をはじめとする定型業務の自動化を実現します。

  • Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに自動バックアップ
  • オウンドメディアの更新をSNS(Twitterなど)に自動投稿
  • GoogleカレンダーとSlackチャンネルの同期・内容通知
  • Google スプレッドシートからデータを抽出し、Trelloでタスクリストを自動生成
  • Google フォームで得た回答結果をChatworkに自動通知

上記は連携例にすぎませんが、Web担当者の業務負荷が大きく軽減されるでしょう。このような定型業務の自動化を非エンジニアでも実現できるのがZapierの役目。使い方を工夫すれば、さらなる業務効率化に繋がります。

Zapierの基本的な使い方~4つの概念を知ろう~

Zapierの使い方を学ぶ上で、以下4つの概念への理解が欠かせません。

  • Zap:組み合わせたSaaSの集合体
  • Trigger:Zapierで作成した自動ワークフローの発動条件
  • Action:実行させるSaaSの処理内容
  • Task:作成したZapが実行された回数

Zapとは、組み合わせたSaaSの集合体のこと。たとえば、GmailとSlackをZapierで組み合わせた場合、“GmailとSlackを連携させたZap”が完成します。つまり、Zapとは、パターン化された自動ワークフローの「仕組み」を指します。

Triggerは直訳すると「引き金」です。文字通り、作成したZapの起動条件となる、引き金を指します。たとえば、Gmailの受信フォルダにメールが届いたら、その旨をSlackのチャットに通知するとします。この場合、「Gmailでメールを受信する」がTriggerとなり、自動ワークフローの発動条件となるわけです。

Actionは、SaaSにおける具体的な処理内容を指します。上記の場合、「Slackのチャットに通知」がActionにあたります。最後にTaskですが、こちらは作成したZapが、何回実行されたのかを示す概念です。上記Zapが10回実行された場合、Taskの数値が「10」となります。

Zapierの導入メリットは?プログラミングレスで使い方も簡単

以下は、Zapierの導入メリットについて解説します。業務効率改善とプログラミングレスの観点から、Zapier特有のメリットを掘り下げていきましょう。

定型業務の自動化による業務効率改善

最大のメリットは、Web担当者などの業務効率改善が期待できること。担当者一人ひとりのリソースが解放され、本来取り組むべきコア業務に集中できます。単に業務負荷が軽くなるほか、生産性向上も期待できるでしょう。ノンコア業務の自動化は、自社に多大な恩恵をもたらすでしょう。

プログラミングレスで誰でも扱える

Zapierは、多種多様なSaaSを組み合わせ、定型業務を自動化させるサービス。一見難しい印象を受けますが、非エンジニアでも簡単に扱えるのが特徴です。ソースコードの記述がいらないプログラミングレス設計で、Web担当者はもちろん、誰でも簡単に扱えます。

Zapierはどのような使い方ができる?9つの主要連携サービス

Zapierの主要連携サービスは、次の9種類です。

  1. Google各種サービス
  2. Facebook
  3. Twitter
  4. Salesforce
  5. WordPress
  6. Shopify
  7. Chatwork
  8. ZOHO

昨今のビジネスシーンに欠かせない、Googleサービス全般。Googleドライブやドキュメント、スプレッドシートなどの各種ツールは、Zapierでノーコードに連携可能です。また、FacebookやTwitterなどのSNSツール、WordPressなどの CMS 環境、ZOHOやSalesforceといったMA・SFA・CRM系サービスも対象となります。

ユニークな点として、Zapierはアメリカ発の定型業務自動化ツールですが、KintoneやChatworkなどの国産プラットフォームに対応しています。現状は数こそ少ないですが、将来的には様々な日本のサービス・ツールとの連携が可能になると予想されます。

Zapier導入時の注意点

Zapierには5つの利用プランが用意されていて、プランごとに作成できるZapの数、実行可能なTaskの回数が異なります。2021年6月現在、無料プランの場合は「5zap+100Task/月」まで作成・実行可能です。

反対に、プロジェクト向けの「Team」では、「Zap無制限+50000Task/月」、企業向けの「COMPANY」は「Zap無制限+100000Task/月」となっています。

ツール自体が法人向けなので、多くの場合「Team」以上の有料プランを選ぶことになるでしょう。Zapに作成制限はありませんが、Taskは実行可能回数が決められているためご注意ください。最初は無料プランから試し、利用頻度などから最適なプランを選定するのがベストでしょう。

余談ですが、「20Zap+750Task/月」の「Starter」、「Zap無制限+2000Task/月」の「Professional」というプランもあります。こちらは個人やフリーランス、個人事業主向けのプランですが、小規模プロジェクトならば「Professional」で事足りるケースがあります。

まとめ

単純タスクの自動化は従業員のリソースを確保し、業務効率改善や生産性向上を実現します。Zapierは非エンジニアでも難なく扱えるサービスなので、導入の敷居が低いのも魅力です。

Zapierを含むWeb連携ツールは、世界中のベンダーが多数 リリース しています。ほかのノーコードツールについて詳しく知りたい方は、別記事でも解説しておりますので、ぜひそちらをご覧ください。

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