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Docupilotの使い方をチェック!効率化できる作業は?

近年では業務効率化ツールが業種を問わず高い注目を集めています。当たり前の業務として行っている作業であっても、ツールを導入することによってオートメーション化できるものも少なくありません。

特に、データの管理やそのデータを活用したドキュメントの作成などは一見シンプルで簡単な業務のように思えても、場合によってはかなりの作業量となってしまいます。

そこで、データ管理やドキュメントの作成を自動で行ってくれるツールとして注目を集めているのがDocupilotです。今回は、Docupilotの使い方や、効率化できる作業などについて詳しくご紹介します。

Docupilotとは?どのようなことができるの?

docupilotのトップページ
画像:docupilot.app

近年では業務自動化ツールにも様々なものがあります。どれを利用すれば良いのかわからないという方も多いでしょう。その特徴を正しく理解できていなければ、用途に合ったツールを見つけることができません。

特に近年ではより簡単に使うことができる代わりに、用途が限定されているというケースも少なくありません。それだけに、ツール選びが重要になります。

そこでまず、Docupilotの特徴やどのようなことができるのかといった点についてご紹介します。

Docupilotとは

Docupilotは様々なデータから必要な情報を選択して自動でドキュメントを作成することができるツールです。

これまで、ドキュメントの作成は人の手によって行うという形が一般的でした。もちろん、複雑な文書などについては人の手によって作成する必要がありますが、請求書や見積書といった書式が決まっている書類に関しては、データの中から数値などを当てはめていくといった単純作業となります。こういった作業は簡単なので、大した作業ではないと思われる方も多いかもしれません。しかし、量が多くなるとそれだけ、かなりの作業量になってしまいます。

Docupilotを使用することによって、ドキュメントに必要な情報を多くのデータの中から必要なものを抽出して自動で作成できます。

データ抽出の精度も非常に高く、膨大なデータの中から必要なものを素早く選択できるので、人の手によって作成するよりも正確にドキュメントを作成できます。

豊富なテンプレートが用意されている

Docupilotでは最初から豊富なテンプレートが用意されています。テンプレートの中から用途に合ったものを選ぶだけで簡単にドキュメントの作成が可能です。

自動化ツールを使用するにしても、設定が難しいというイメージを抱いている方も多いかもしれません。ところが、Docupilotでは基本的にテンプレートを選択して必要事項などをカスタムするだけですぐに使えるようになります。

もちろん、テンプレートを使用せず、自分で最初から設定することもできるので、様々な書式のドキュメントの作成ができます。

外部サービスとの接続も可能

外部サービスと簡単に接続できるという点もポイントの一つです。作成したドキュメントを自動でGmailやドロップボックスなどの外部サービスに送信することもできます。つまり、請求書や見積書などを自動で作成できるだけでなく、送信するといった作業も自動化できるのです。

接続できるサービスの種類もかなり豊富で、設定も非常に簡単なので様々な用途で使用できます。

Docupilotの便利な使い方と効率化できる作業

Docupilotを使用することによって、定期的に行わなければならない請求書や見積書などの作成や送信を自動で行うことができます。

以下はDocupilotをさらに便利に活用する方法と、効率化できる作業についてご紹介します。

大量のドキュメントの作成を自動で行う

ビジネスでは大量のドキュメントを作成するシーンも少なくないでしょう。すべて同じ内容のドキュメントであれば簡単に一括作成できますが、書式は同じでも数値や内容などが異なっているというケースも少なくありません。こういったドキュメントの作成にDocupilotは非常に適しています。

テンプレートを選択したり、簡単な設定を行うだけでデータの中から必要な数値などを選び出したりしてくれるので、人の手による作業を最小に抑えることができます。

効率化できる作業は?

効率化できる作業にも様々なものがありますが、代表的なのが請求書や見積書などの作成と送付と言えるでしょう。データの中から自動で必要事項の入力に必要なものを選んで埋めてくれるので、非常に簡単です。精度も高いので、人間の手で作成した場合のようなミスもほとんどありません。

こういった業務の負担を減らしたいという方にとって魅力的なツールとなっています。

まとめ

近年では様々な自動化ツールが登場し、多くの企業や組織などで導入されています。使い方が簡単で、大幅に業務効率化が可能なツールも少なくありません。負担になっている業務が多いのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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