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Tablesの使い方は簡単!活用して実践で活かすポイント

Tablesはノーコードで使える進捗・プロジェクト管理ツールです。ユーザーフレンドリーなインターフェースとbot等を使った自動化で、プロジェクトの進行を大いにサポートしてくれるでしょう。2021年7月の時点ではまだβ版の公開のみ、かつ日本での利用ができませんが、今後間違いなく注目されるツールです。

そもそもTablesとは?

Tablesのトップページ
画像:tables.area120.google.com

近年、Googleはローコードや、ノーコード開発ツールに注力しています。Tablesはそのうちの一つ。社内インキュベータであるArea120によって開発されました。

大まかな概要としては、いわゆる進捗・プロジェクト管理ツールですが、その機能が実に多彩です。使い方次第では、 データベース を基にしたツールをノーコードで開発可能。また、botを用いた自動化などにも対応します。

料金体系は無料版と月額10ドル(1ユーザー)の2種類。無料版でもほとんどの機能が利用できますが、有料版に登録することでテーブル数や添付ファイル容量、行数、自動化アクションなどが10倍になります。そのほかにも、フォーム数やボット数なども増やせる仕組みです。

公式ローンチ&日本での使用はまだ先

Googleが提供するプロジェクト管理ツールということもあり期待度が高いTables。しかし、残念ながら現在公開されているものはβ版です。まだ公式な ローンチ には至っていないため、細かなバグや改善点があると考えられます。

加えて、日本での公開も未だされていません。Tablesのページにアクセスすると、下記のようなメッセージが表示されます。

Tables is not yet available

The tables beta is currently available in the U.S

(Tablesはまだ利用できません。

Tablesβ版は、アメリカのみで利用できます)

そのため、β版を含め、利用まではもう少し時間がかかる見込みです。

Tablesの使い方

次に、Tablesの具体的な使い方について見ていきましょう。

TablesにはWorkspaceという大きな管理単位があり、その中へTableという表が作られます。この表は データベース として機能しますが、見た目は Googleスプレッドシート に近く、Excelライクな操作感でデータの入力・編集・管理が可能です。

簡単なToDoリストを作る例で考えてみましょう。まずはカラム名を入力。たとえば、下記のように入力したとします。

  • ToDo
  • 説明
  • カテゴリ
  • 期日
  • ステータス

この際、期日が日付データになっている必要があります。そこで、形式を「Date」(日付)に設定します。このように、それぞれのフィールドに対して適切な形式(データ型と呼びます)を設けていくことが、Tablesを使う上でのポイントです。

カンバン型としても利用可能

Tablesが優れているのはノーコード開発だけではありません。実は、リストをカンバン表示するなど、プロジェクト管理ツールとして必要な機能もあらかじめ備えています。

カンバン表示で有名なツールとしてはTrelloなどが挙げられますが、最近では多くのツールでこの機能が実装されてきました。進捗を確認しやすく、リスト表示に慣れていない人でも扱いやすいという点が人気の理由です。

入力フォームも楽々作成

Excelライクな操作性は多くの人にとってなじみ深いものですが、より難易度の低いデータ入力をと考える場合には、入力フォームが有効です。イメージとしては、Googleフォームなどが分かりやすいでしょう。

Tablesには入力フォームの作成機能があらかじめ備わっています。新たなタスクを追加したい場合、分かりやすいフォームがあるのは非常に便利。多くの人が使うプロジェクト管理ツ-ルとしておすすめです。

botを使った自動化もノーコード

botを用いた自動化もTablesの魅力です。たとえば、特定の条件下でタスクが完了した際に、自動でメールを送信するといった設定が可能です。しかも、その条件の定義もすべてノーコード。難しいコードを書く必要がなく、表示された選択肢から適切なものを選んでいくだけです。

Tablesの実践的な使い方は?

おおまかな機能を紹介したところで、次はTablesを実践的に使うための方法についても考えてきましょう。

プロジェクト管理ツール

一つは何度も登場している「プロジェクト管理ツール」です。カンバン表示などを駆使すれば、チームの効率的なプロジェクト進行を助けてくれるでしょう。

自分専用ツールの開発

Tablesは使い方次第で様々な用途が考えられます。しかも、ノーコードなのでプログラミングのスキルが不要。そのため、自分専用のツールを開発したいという際にも便利でしょう。とくに、botとの組み合わせを駆使することで、非常に柔軟なシステムを組み上げられます。

データベースとしての利用

Tablesはスプレッドシートに近いインターフェースを備えています。そこでおすすめしたいのが、 データベース としての利用です。Excelなどでデータの管理を行っている人も少なくないでしょう。しかし、本来Excelは表計算ソフトなので、データの管理には向いていません。

一方、Tablesはスプレットシートに似た見た目でありながら、データベースとしても優秀です。現在のデータマネジメントのリプレイス先としては最適と言えるでしょう。

まとめ

Tablesを上手に活用できれば、非プログラマーばかりの組織でも社内ツールを個人が作成したり、自動化による業務効率化を図ったりという環境が実現します。今後、正式版が提供された際には、ぜひ活用してみましょう。

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