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ルーティン業務を効率化させるKissflowの使い方とは

インド発のワークフローオートメーションツールとして「Kissflow」があります。常日頃、ルーティン業務の手間から解放されたいと思っている方も少なくないはずです。Kissflowを上手に活用すれば、社員の業務負荷を軽くし、業務効率化と生産性向上が実現するでしょう。今回は、Kissflowの特徴や機能、導入方法や使い方についてご紹介します。

ローコードツールであるKissflowの特徴とは

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画像:kissflow.com

2012年の リリース 以降、全世界100カ国以上、1万を超える企業に導入されてきたKissflow。Kissflowは、インドの「Kissflow」が提供・販売するワークフローオートメーションツールです。ワークフローオートメーションとは、経費精算や請求書の発行依頼、情報共有など、様々な業務プロセスを自動化すること。そのために必要なのが、自社の業務環境にマッチするルーティン業務アプリケーション(以下、ルーティン業務アプリ)です。

Kissflowの本質は、ワークフローオートメーションを実現するビジュアルアプリケーション開発ツール。つまり、ローコードベースの 開発プラットフォーム です。非エンジニアでも多彩なルーティン業務アプリを開発できるため、昨今導入する企業が急増しました。なお、宅配ピザ大手の「ドミノ・ピザ」や、世界最大のタイヤメーカーである「ミシュラン」、日本のゲーム開発会社「SEGA」などの導入事例があります。

Kissflowを導入するメリット・デメリットについて

Kissflowを導入するメリット・デメリットは次の通りです。

メリット1:ルーティン業務のオートメーションを容易に実現

企業では、いかなる業種・職種においても発生するルーティン業務が存在します。たとえば、社員の休暇申請もそれに当てはまります。休暇申請は本来、メールなどで事前申告し、社長または勤怠管理者の承認を得るのが一般的でしょう。

一方、多忙ゆえに社長が申告メールを見逃すなど、スムーズにいかないことも多々あります。たった1日の休暇を取るために、必要な時間とプロセスが多すぎる……これは多くの国内企業が抱える重要課題と言えるでしょう。

Kissflowを活用すれば、自社に最適な休暇申請アプリを容易に構築可能。社員は専用フォームに必要な情報を入力し、申請するだけで管理者の承認が得られます。

メリット2:Visual Workflowによる直感的なアプリ開発

Kissflowには、「Visual Workflow」と呼ばれるワークフロー作成ロジックを内蔵しています。ルーティン業務アプリを簡単に構築するための“仕組み”と言えばわかりやすいかもしれません。

開発者はKissflowを開き、必要なコンポーネントをポイント・アンド・クリックで組み合わせていきます。「○○に入力フォームを設置しよう」「○○ボタンの位置はここにしよう」など、まるでブロック遊びのように、直感的にルーティン業務アプリを開発できるのが特徴です。

デメリット:多少のプログラミング知識が必要

Kissflowは、 コーディング レスでルーティン業務アプリを構築できるツールです。ただ、その場合は「かゆいところに手が届かない」ことが多く、より社内向けにカスタマイズするなら、ソースコードの記述が欠かせません。実際の運用ではやはり、多少のプログラミング知識が求められる印象です。

また、 ゼロベース でアプリケーションを構築する場合に比べ、機能面などの自由度が低下します。単なるルーティン業務アプリであれば、社内の非エンジニアでも実用に耐えるツールを構築できるでしょう。

しかし、「○○の機能を実装して欲しい」「○○の処理をもっと軽くして欲しい」などの要望が出た場合、簡単には対応できません。社内のIT部門などに依頼し、別途用意してもらうのがベストでしょう。

Kissflowを利用することで使える便利な機能とは

Kissflowのメイン機能は、ワークフロー管理とルーティン業務アプリの開発にあります。このほか、以下のような業務効率を高める便利機能を搭載しています。

  • 自由にカスタマイズ可能なワークスペース
  • ルーティン業務アプリの開発テンプレート(勤怠管理や経費精算など)
  • ルーティン業務アプリの利用状況確認および進捗追跡
  • リアルタイムで同期する表計算ツールスタイルのデータベース
  • 休暇申請などにおける承認プロセスの委任機能

利用頻度が多いのは、ルーティン業務アプリの開発テンプレートでしょう。「休暇申請」「経費精算」「請求書発行依頼」など、代表的なルーティン業務を網羅しています。誰でも簡単に、自社オリジナルの業務アプリを構築可能です。

Kissflowの導入の仕方と使い方について

Kissflowは公式サイトで会員登録し、月額プランを契約して導入します。プランは「Basic」「Advanced」「Fully Loaded」の3種類があります。Advancedまでは一般企業のルーティン業務アプリ開発に、Fully Loadedはセキュアかつ高度な制御を搭載した業務用アプリの開発に向いています。

各プランに利用可能ユーザー数の下限が設定されていて、BasicおよびAdvancedは10ユーザーから、Fully Loadedは50ユーザーからです。中小企業においてはBasicから利用し、より高度な機能が欲しくなったらAdvancedにシフトすることをおすすめします。

Kissflowを使う上での注意点

Kissflowの利用に気をつけるべき注意点はありません。ただ、Kissflow自他のポテンシャルを引き出すには、一定のプログラミング知識が求められます。場合によっては、専任のIT人材を社内に配置する必要があるでしょう。

まとめ

Kissflowはルーティン業務アプリの開発に加え、運用後のデータ収集や分析、レポート作成などもできる便利なツールです。様々なルーティン業務を自動化し、社員一人ひとりのリソースを確保、ひいては企業全体の生産性向上を目指しましょう。

Kissflowをはじめとする業務改善ツール、ノーコード・ローコードツールは、別記事でも多数ご紹介しています。興味のある方はそちらもご覧ください。

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